Was ist eine Apostille?

Definition der Apostille

Bei der Apostille – auch Haager Apostille genannt – handelt es sich um eine spezielle Form der Beglaubigung, die im internationalen Urkundenverkehr erforderlich wird. Sie wird im Rechtsverkehr zwischen den 89 Mitgliederstaaten des multilateralen Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation verwendet.

Die Apostille ist eine Bestätigung über die Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat sowie die Echtheit des Siegels oder Stempels der Urkunde. Der gesamte Prozess dieser Beglaubigung wird auch als Apostillierung bezeichnet. Im Gegensatz zu einer normalen Beglaubigung kann die Apostille nur durch hierzu bestimmte Behörden des jeweiligen Staates, der die Urkunde ausgestellt hat, erteilt werden.

Durch die Einführung der Haager Apostille wurde der internationale Urkundenverkehr maßgeblich vereinfacht und beschleunigt.

Beglaubigung/Legalisierung/Apostille/Beschaffung von Dokumenten

Die Apostille ist nur zwischen den Staaten gültig, die Mitglieder des multilateralen Haager Übereinkommens sind. Nach aktuellem Stand sind dies 89 Staaten und ein Staatenbund (Europäische Union). Zudem bestehen (Stand Januar 2022) 66 weitere Vertragspartner des Apostilleübereinkommens.

Das Haager Abkommen wurde am 5. Oktober 1961 im Rahmen der Haager Konferenz für internationales Privatrecht (HCCH) beschlossen. Ziel ist die Vereinfachung des internationalen Rechtsverkehrs. Das Haager Übereinkommen trägt darüber hinaus zur Entwicklung der Globalisierung bei, da internationale Rechtswege unbürokratisch beschritten werden können.

Ist eine einfache Beglaubigung durch einen Notar nicht ausreichend und müssen Dokumente für die Gründung eines Unternehmens im Ausland legitimiert werden, können diese durch eine entsprechende Apostillierung eine grenzübergreifende Gültigkeit erlangen. Durch das Anbringen der Apostille durch den Herkunftsstaat der Urkunde ist eine Beteiligung des Konsularbeamten desjenigen Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, nicht mehr erforderlich.

So funktioniert’s

Eine Apostille wird auf öffentliche Urkunden angebracht. Welche Art von Urkunden zu den öffentlichen zählen, ist in Artikel 1 des Übereinkommens geregelt, wobei hierbei auch das innerstaatliche Recht der Ausstellungsbehörde zu beachten ist.

Die Ausstellung der Apostille erfolgt lediglich durch die jeweiligen staatlichen Stellen für Urkunden aus dem Tätigkeitsbereich der öffentlichen Verwaltung. Urkunden, die der deutschen oder österreichischen Rechtsprechung zuzuordnen und notariell oder gerichtlich beurkundet sind, werden in Deutschland und Österreich von den zuständigen Gerichten mit einer Apostille versehen.

In einigen Fällen sind bestimmte Ministerien der Justiz bzw. Senatsverwaltungen und Justizverwaltungsbehörden zuständig. In der Schweiz fällt die Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille ausschließlich an die Verwaltungsbehörden.

Mittels eines quadratischen Stempels – Stampiglie – wird die Apostille dargestellt. Sie kann in der Amtssprache der ausstellenden Behörde verfasst sein und muss insgesamt zehn nummerierte Punkte beinhalten. Für die Überschrift der Apostille gibt es eine einheitliche Regelung gemäß Artikel 4. Sie muss stets in französischer Sprache verfasst sein und lautet „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“.

Sollte ein anderes Verfahren zur Beglaubigung und Legalisation leichter sein oder eine vollständige Befreiung der Beglaubigung möglich sein, kommt das Verfahren zur Beglaubigung durch Apostille gemäß Artikel 8 des Haager Abkommens jedoch nicht zur Anwendung. Dies hat den Hintergrund, dass das Haager Abkommen nicht zu einer Verschlechterung bzw. Verkomplizierung der bürokratischen Vorgänge führen darf. Innerhalb der Europäischen Union sind hiervon beispielsweise zahlreiche Personenstandsurkunden betroffen, für die eine Überbeglaubigung durch Apostille nicht notwendig ist.

Darüber hinaus baut die Haager Konferenz seit dem Jahr 2007 gemeinsam mit dem Verband US-amerikanischer Notare (National Notary Association) eine spezielle Internet-Applikation aus, mit der die Apostille sogar in elektronischer Form ausgestellt werden kann. Dort wird im Übrigen auch das Administrationsregister geführt, wodurch eine globale Überprüfung in Bezug auf die Richtigkeit und das Zustandekommen der Apostille jederzeit möglich sein soll.

Wie sieht eine Apostille aus?

Bei der Apostille handelt es sich um einen 9×9 Zentimeter großen Stempel, der direkt auf das zu beglaubigende Dokument angebracht wird. Außerdem muss die Apostille zwingend mit der französischen Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ versehen sein. Alle weiteren erforderlichen Daten der erforderlichen Punkte können in der Landes- bzw. Amtssprache des ausstellenden Landes ausgefüllt sein.

In der Regel verlangen Behörden eine Übersetzung des originalen Dokuments, da diese meist in einer fremden Sprache verfasst sind. In einem solchen Fall muss die Übersetzung statt des Originaldokuments beglaubigt werden. Oftmals ist für Urkunden und Dokumente die Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer erforderlich, eine einfache Übersetzung wird nicht anerkannt.

Unterscheidung zwischen Apostille und Legalisation

Grundsätzlich handelt es sich bei einer Apostille und einer Legalisation um zwei verschiedene Beglaubigungsformen. Dennoch haben sie beide eines gemeinsam: Beides ist eine sogenannte Überbeglaubigung für öffentliche Urkunden, Unterschriften und Stempel.

In beiden Beglaubigungsverfahren werden die Urkunden bzw. Dokumente auf ihre Echtheit geprüft und diese anschließend bestätigt. Durch die Überbeglaubigung erhält die Urkunde denselben Beweiswert im Ausland, den sie in dem Ausstellungsland hat. Die Unterschiede zwischen einer Apostille und Legalisation liegen aus diesem Grund vorwiegend in dem Beglaubigungsverfahren und dem zeitlichen Aufwand.

Eine Apostille beantragen

Grundsätzlich legt jeder Mitgliedsstaat des Haager Abkommens die Behörden, welche für die Ausstellung der Apostille zuständig sind, selbst fest. Möchte man nunmehr eine Apostille beantragen, muss diese Beantragung durch den Urkundeninhaber im Ausstellungsland erfolgen. Hierfür sind einige Schritte erforderlich.

Das Verfahren zur Beantragung der Apostille

Für die Beantragung der Apostille ist zunächst ein geeignetes Dokument erforderlich. Soll ein fremdsprachiges Dokument mit einer Apostille versehen werden, ist in den meisten Fällen eine Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer erforderlich. Nur dann wird die Urkunde samt Apostille auch in dem Land anerkannt. In einem solchen Fall muss die Apostille auf die Übersetzung und nicht auf die Original-Urkunde angebracht werden.

Im nächsten Schritt sollte man sich über die zuständige Apostillebehörde im Ausstellungsland der Urkunde informieren. Dies ist am einfachsten, indem man direkt bei der Ausstellungsbehörde nachfragt. Hierbei sollte beachtet werden, dass Generalkonsulate und Botschaften nicht zur Erteilung von Apostillen befugt sind.

Wichtig im Rahmen der Apostillierung ist, dass das zu legalisierende und apostillierende Dokument nicht älter als sechs Monate sein darf. In seltenen Fällen kann die Frist der Gültigkeit sogar nur drei Monate betragen.

Zuständige Behörden für die Ausstellung der Apostille

Die örtliche Zuständigkeit bestimmt sich stets nach dem Ausstellungsort der öffentlichen Urkunde. Benötigt man eine Apostille auf einer deutschen Urkunde, sind folgende Behörden für die Apostillierung zuständig:

• Präsident des Deutschen Patentamts in München für Urkunden des Bundespatentgerichts und Deutschen Patentamts
• Bundesverwaltungsamt in Köln für Urkunden jeglicher Bundesgerichte und Bundesbehörden
• Länderministerien (bzw. Senatoren) für Justiz sowie Land- und Amtsgerichtspräsidenten für Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, ordentlichen Zivil- und Strafgerichte und Notare
• Länderministerien (bzw. Senatoren) für Inneres sowie Regierungspräsidenten (bzw. Bezirksregierungen) für Urkunden jeglicher Verwaltungsbehörden, ausgenommen Justizverwaltungsbehörden
• Länderministerien ( bzw. Senatoren) für Inneres sowie Regierungspräsidenten (bzw. Bezirksregierungen), Ministerien (bzw. Senatoren) für Justiz und Land- und Amtsgerichtspräsidenten für Urkunden anderer Gerichte, ausgenommen ordentliche Gerichte

Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens

Insgesamt gibt es aktuell 117 Vertrags- und Mitgliedstaaten des multilateralen Haager Übereinkommens. Für den nachträglichen Beitritt müssen Staaten eine sogenannte Beitrittsurkunde beim niederländischen Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten hinterlegen. Anschließend erfolgt die Aufnahmeroutine und der Beitritt wird rechtskräftig.

Es bestanden bzw. bestehen jedoch Vorwürfe gegenüber einigen Staaten, die durch den Beitritt lediglich ihre eigene Bevölkerung vor bürokratischen Nachteilen beschützen wollen. Aus diesem Grund haben andere Mitglieder Einspruch gegen besagte Staaten erhoben. Die Besonderheit hierbei ist, dass durch den Einspruch ausschließlich das bilaterale Verhältnis zwischen den einsprechenden und beeinspruchten Staaten unwirksam wird. Die restlichen Mitgliedsstaaten hingegen bleiben hiervon unberührt.

So besteht zwischen Deutschland und folgenden Mitgliedsstaaten keine Rechtskraft bezüglich des Haager Abkommens:

• Aserbaidschan
• Burundi
• Dominikanische Republik
• Indien
• Kirgistan
• Kosovo
• Liberia
• Republik Moldau
• Mongolei
• Paraguay
• Tadschikistan
• Tunesien
• Usbekistan

Das Beglaubigungsverfahren der Apostille findet zwischen Deutschland und diesen Staaten demnach keine Anwendung. Sollten Urkunden aus einem dieser Länder in Österreich beglaubigt und mit einer Apostille versehen werden, sind diese dennoch in Deutschland uneingeschränkt wirksam und gültig, da zwischen Deutschland und Österreich keinerlei Einschränkungen in Bezug auf das Haager Abkommen bestehen.

FAQ: Was ist eine Apostille?

Was versteht man unter einer Apostille?

Unter einer Apostille versteht man die Legalisation einer Urkunde in Bezug auf ihre Echtheit, wodurch ihr Beweiswert festgestellt wird.

Wie wird eine Apostillierung gemacht?

Im Rahmen der Apostillierung wird ein 9×9 Zentimeter großer Stempel mit der Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ auf das zu beglaubigende Dokument aufgebracht. Die darin enthaltenen Daten sind in der Regel in der Amtssprache des ausstellenden Landes verfasst.

In welchem Land brauche ich eine Apostille?

In allen Staaten Europas sowie der Europäischen Union ist die konsularische Legalisation durch Apostille anerkannt. Die Apostillierung erfolgt stets in dem Land, in dem die zu beglaubigende Urkunde ausgestellt wurde.

Fazit – Was ist eine Apostille?

Eine Apostille kann in vielen Fällen erforderlich sein. Durch die internationale Gültigkeit zwischen den einzelnen Mitgliedern des Haager Abkommens wird der Urkundenverkehr stark vereinfacht und auch beschleunigt.

Um eine Apostille zu erhalten, muss sich der Urkundeninhaber an eine zuständige Behörde im Ausstellungsland wenden. Anschließend erhält die legalisierte und apostillierte Urkunde im hierfür benötigten Land die vollständige Gültigkeit.

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