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IT & Telekommunikation

Cloud-Telefonie für Unternehmen – komfortabel und kostengünstig

In vielen Unternehmen sind hauseigene Telefonanlagen im Einsatz. Sie verbinden die Telefongeräte an den verschiedenen Arbeitsplätzen mithilfe von Kabeln und Telefonsteckdosen miteinander. Die Unternehmen mussten für Anschaffung, Installation und Konfiguration tief in die Tasche greifen, weil sie diese Arbeit nicht selbst erledigen können, sondern einen Techniker brauchen. Eine moderne Telefonanlage ist für die Unternehmen kein physisches Gerät mehr, das sie sich in einen separaten Raum stellen müssen. Heute sind Telefonanlagen über die Cloud erreichbar. Sie befinden sich in einem externen Rechenzentrum. Mithilfe des Netzwerkprotokolls SIP (Session Initiation Protocol) stellt die Cloud-Telefonanlage jede beliebige Telefonverbindung mit einem Endgerät her.

Mit einer modernen Cloud-Telefonanlage sind beispielsweise auch die Mitarbeiter im Homeoffice verbunden. Von außen merkt niemand, dass der Mitarbeiter nicht im Unternehmen ist. Überall wird die gleiche Telefonnummer angezeigt.

Was ist Cloud-Telefonie?

Bei der Cloud-Telefonie kommt Voice-over-IP (VoIP) zum Einsatz. Sprachsignale werden via IP-Protokoll übermittelt. Die Kommunikation ist verschlüsselt, dank SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol).

Die Cloud-Telefonie ist über viele internetfähige Endgeräte möglich, nicht nur über VoIP-Telefongeräte, beispielsweise über Computer, Tablet oder Smartphone. Dazu ist nur die Software oder die entsprechende App notwendig und unter Umständen ein Headset.

Wenn Unternehmer VoIP hören, werden sie oft etwas vorsichtig. In den Anfängen dieser Technologie war die Sprachqualität häufig sehr schlecht. Manchmal war der Gesprächspartner gar nicht zu hören. Das hat sich mittlerweile grundlegend verändert. Kommerzielle VoIP-Anbieter haben Verfahren zur Qualitätssicherung entwickelt, sodass eine natürliche Sprachqualität möglich ist.

Welche Vorteile hat die Cloud-Telefonie für Unternehmen?

Gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen hat die Cloud-Telefonie vor allem einen enormen Kostenvorteil. Es ist viel günstiger eine Cloud-Telefonanlage einzurichten als eine normale Telefonanlage anzuschaffen. Nutzen die Anwender Softphone und Headset entfallen die Kosten für den Kauf und die Nutzung physischer Telefongeräte. Auch spezialisierte Tontechniker sind nicht mehr im gleichen Umfang notwendig. Je nach Anbieter bringt die VoIP-Telefonie auch bei den Gebühren einen erheblichen Kostenvorteil, vor allem wenn Unternehmen viel ins Ausland telefonieren.

Weitere Vorteile sind:

  • Cloud-Telefonanlagen lassen sich flexibel an die jeweiligen Anforderungen der Unternehmen anpassen.
  • Für jede Abteilung ist es möglich spezifische Konfigurationen einzurichten, beispielsweise die Anbindung eines Callcenters für den Kundendienst und die Anbindung des Customer-Relationship-Managements im Verkauf.
  • Auch spezielle Konfigurationen für einzelne Mitarbeiter sind dabei möglich.
  • Das Kundenkonto für die Telefonanlage ist sehr übersichtlich gestaltet. Dort sind alle Rufnummern und die verschiedenen Zuordnungen aufgelistet. Auch Anruflisten, Verbindungsdauer, Kosten und weitere Details sind dort zu finden.
  • Cloud-Telefonanlagen wachsen mit. Rufnummern lassen sich beliebig hinzufügen und wieder deaktivieren.
  • Cloud-Telefonie ist von überall aus nutzbar. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst rufen damit Kunden oder Geschäftspartner immer mit derselben Nummer an, egal wo sie sich befinden.
  • Zahlreiche, komfortable Funktionen helfen im Arbeitsalltag wie das zentrale Telefonbuch oder die einfache Weiterleitung von Anrufen.
  • Die Einrichtung neuer Rufnummer oder die Umgruppierung einer Teilnehmergruppe ist so einfach, dass dafür kein Techniker notwendig ist. Das macht Unternehmen flexibler und spart darüber hinaus Kosten.
  • Die Cloud-Telefonanlage arbeitet von einem Rechenzentrum aus, in dem sich qualifizierte Experten nur darum kümmern, dass die Anlage funktioniert und die Datensicherheit gewährleistet ist. Zum Standard gehören regelmäßige Updates, Echtzeit-Überwachung und Backups.

Die Cloud-Telefonie hat auch Nachteile

Der wohl offensichtlichste Nachteil ist die totale Abhängigkeit vom Internet.

Ein weiterer Nachteil ist die Bandbreite, die jedes Gespräch erfordert. Finden viele Gespräche gleichzeitig statt, kann das die Kapazität der Verbindung übersteigen. Dann leidet die Gesprächsqualität.

Ist klar, dass viele Gespräche gleichzeitig stattfinden werden, ist es möglich den Netzwerk-Router entsprechend zu konfigurieren, damit solche Engpässe nicht so leicht entstehen können. QoS (Quality of Service) reserviert einen Teil der Bandbreite speziell für die Telefonie, sodass eine gewisse Bandbreite immer für die Telefongespräche zur Verfügung steht, egal welche anderen Anwendungen noch über den Router laufen.

Auch ein Stromausfall kann die Cloud-Telefonie einfach lahmlegen. Doch davon sind dann alle Internetanwendungen betroffen. Mit einer Fallback-Lösung lässt sich das Problem beheben. Sie funktioniert auf Smartphone-Basis, dann laufen die Cloud-Telefonie-Gespräche über eine Mobilfunkverbindung.

Es gibt sehr günstige Cloud-Telefonie-Lösungen. Allerdings muss der Kunde seine Telefonanlage dann selbst registrieren und einrichten. Das erfordert ein hohes Maß an Sachkenntnis, damit die eigenverantwortliche und selbstständige Einrichtung gelingt.

Früher waren Telefonanlagen physisch in den Unternehmen eingebaut und über Kabel mit den einzelnen Telefongeräten verbunden.

Mögliche Funktionen der Cloud-Telefonie

Cloud-Telefonanlagen lassen sich dank der entsprechenden Software mit vielen praktischen Funktionen ausstatten.

Da sind zunächst die Basisfunktionen wie Anrufbeantworter, automatische Weiterleitung, Halten, Kurzwahl oder Wahlwiederholung. Hinzu kommen Teamfunktionen, wie Call-Pickup für abwesende Kollegen, Gruppenrufe oder Telefonkonferenzen. Callcenter-Funktionen ergänzen den Funktionsumfang bei Bedarf beispielsweise mit automatischer Anrufer-Vorselektion, Wartemusik, Einstellung einer maximalen Wartezeit, Verteilung der Anrufe auf die Telefonarbeitsplätze oder Anrufaufzeichnung. Mit Voicemail, also einer Anrufbeantworterfunktion, werden Anrufe auch bei Abwesenheit beantwortet. Der Anrufbeantworter lässt sich flexibel konfigurieren und mit einem situationsabhängigen Text besprechen. Cloud-Telefonanlagen bieten eine Fax-Funktion, sodass Unternehmen Faxe auch ohne entsprechende Geräte senden und empfangen können. Das zentrale Telefonbuch lässt sich in das bestehende System einbinden und mit Outlook oder Ähnlichem verknüpfen. Die Cloud-Telefonanlage speichert Anruflisten zentral. Die Anlagen lassen sich bequem über einen Internet-Browser konfigurieren, warten und überwachen. Mit wenigen Mausklicks stehen neue Funktionen zur Verfügung.

 

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