IBA-Umfrage: Büroeinrichtung hinkt der hybriden Arbeitswelt hinterher

Hybride Arbeitsmodelle sind für zwei Drittel, nämlich für 68 Prozent der Beschäftigten, ein fester Bestandteil der Arbeit – der Fokus der Büroarbeit hat sich entsprechend verändert. Begegnung und der spontane kreative und fachliche Austausch rücken in den Mittelpunkt. Während sich die Anforderungen an das Büro somit radikal verändert haben, fehlen häufig noch die passenden Einrichtungen. Diese Erkenntnisse gehen aus einer aktuellen Forsa-Umfrage im Auftrag des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt (IBA) e. V. hervor. Dafür wurden über 1.000 in Deutschland Beschäftigte zwischen 18 und 65 Jahren befragt, die ganz oder anteilig an einem Büroarbeitsplatz arbeiten.

Die Umfrageergebnisse zeigen laut IBA auf, warum flexibles Arbeiten ohne Veränderung der Büros auf Dauer nicht effizient sein kann und welche Anforderungen aus Sicht der Beschäftigten in einer nachhaltig veränderten Arbeitswelt noch unzureichend erfüllt sind.

Soziale Interaktion und Teamarbeit wichtig im Büro

Der Hauptarbeitsplatz ist für die Mehrzahl der Arbeitnehmenden nach wie vor das Büro. Für ungefähr die Hälfte der Befragten ist der zeitliche Rahmen, in dem sie zu Hause oder an anderen Orten außerhalb des Büros arbeiten können, inzwischen verbindlich geregelt. In den meisten Fällen bedeutet das für die Beschäftigten, an mindestens drei oder mehr Tagen im Büro anwesend zu sein. Das gilt für 75 Prozent der Befragten.

Diese Aufteilung zwischen Homeoffice und Büro findet der größte Teil der Arbeitnehmenden passend. 49 Prozent, also knapp die Hälfte, möchte nichts ändern. Weitere 26 Prozent wollen künftig sogar wieder mehr im Büro arbeiten. Was aber sind die Gründe, die die Mitarbeitenden zur Arbeit im Büro motivieren?

Motivationsgründe für Büropräsenz

• Für 82 Prozent der Befragten ist der persönliche Kontakt ein entscheidender Faktor für ihre Präsenz im Büro.
• 68 Prozent ist der fachliche Austausch mit Kollegen vor Ort wichtig.
• 38 Prozent geben als Grund die Arbeit mit Unterlagen, Materialien oder Arbeitsmitteln an, die nur im Büro zur Verfügung stehen.
• 37 Prozent nutzen das Büro, um die räumliche Trennung von Arbeit und Privatleben zu sichern.
• 32 Prozent kommen in das Büro für die Team- und Projektarbeit.
• 30 Prozent profitieren im Büro von besserer technischer Ausstattung oder ergonomischer Einrichtung.
• Bessere Bedingungen für konzentriertes Arbeiten finden 13 Prozent im Büro.

Diese Aussagen unterstreichen die Bedeutung des Büros als Ort sozialer Interaktionen und der Zusammenarbeit. Beide sind maßgeblich für den Erfolg von Unternehmen.

Anpassungsbedarf an moderne Arbeitswelten

Über kurz oder lang wird damit der Anteil intensiver Zusammenarbeit vor Ort steigen, prognostiziert der IBA. Damit diese effizient sein kann, müssten demnach variabel nutzbare Räume zur Verfügung stehen. Gleichzeitig wird mehr Raum für zufällige und informelle Kommunikation benötigt. Solche Orte sind in den meisten Unternehmen aber immer noch Mangelware. Aktuell stehen am häufigsten Kommunikationsbereiche für formelle Abstimmungen zur Verfügung.

83 Prozent der Beschäftigten berichten, dass sie Konferenzräume und Besprechungstische in der Nähe ihrer Arbeitsplätze nutzen können haben. Nur knapp jeder zweite Beschäftigte hat Zugang zu Orten, die speziell für den informellen Austausch eingerichtet wurden. Eine Sitzecke mit Sofas oder gar eine Cafeteria stehen beispielsweise nur jedem vierten Beschäftigten in den Büroräumen zur Verfügung. Eine Besprechungszone mit Stehtischen nutzen zu können, gibt jeder fünfte Beschäftigte an (21 Prozent), jeder Zehnte kann gar keine der abgefragten Kommunikationsbereiche nutzen.

Die Konsequenz: Mangels Alternativen und weil sie für ihre ursprüngliche Bestimmung ohnehin seltener gebraucht werden, werden Besprechungs- und Konferenzräume behelfsmäßig für Workshops genutzt. Informeller und spontaner Austausch bleibt oftmals ganz auf der Strecke – und das, obwohl die Mitarbeitenden doch eigentlich vor Ort sind.

Ausblick: Investitionen in das Büro gefragt

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel, doch die Büros passen sich nur langsam an die neuen Bedürfnisse der Beschäftigten an, so der IBA. Die im Auftrag des IBA geführte Forsa-Umfrage zeigt, dass hybride Arbeitsmodelle an Bedeutung gewinnen, während sich die Mitarbeitenden mehr persönlichen Kontakt wünschen. Um den Anforderungen gerecht zu werden, können bei der zukünftigen Gestaltung der Büros mehr Begegnungszonen und Möglichkeiten für den fachlichen Austausch die Brücke zwischen hybriden Arbeitsmodellen und der produktiven Zusammenarbeit in Präsenz darstellen.