Eine Email ist schnell geschrieben – eine Abmahnung fast noch schneller.
Auch wenn man es gerne vergisst, auch eine Email einer Firma ist ein Geschäftsbrief und muss damit allen Anforderungen entsprechen, die für Geschäftsbriefe gelten.
Aber was genau ist unter einem Geschäftsbrief zu verstehen?
Den Anforderungen unterfallen alle nach außen gerichteten Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, also auch Rechnungen, Quittungen, Preislisten und Bestellscheine. Somit gelten die gesetzlichen Bestimmungen des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) insbesondere auch für Emails.
Hierdurch geänderte Gesetze
Dieses Gesetz ändert die § 37a HGB, § 25a GenG, § 80 Akt, § 35a GmbHG und stellt durch die Formulierung „Geschäftsbriefe gleich welcher Form“ klar, dass alle Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen aller Art vorzuhalten sind.
Dies gilt für Aktiengesellschaften (§ 80 Akt), GmbHs (§ 35a GmbHG), Personenhandelsge-sellschaften (z.B. GmbH & Co KG, §§ 125a, 177 HGB), Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, 125 a HGB), Genossenschaften (§ 25 a GenG) und Einzelkaufleuten (§ 37 a HGB).
Folgende Angaben müssen gemacht werden
- Angabe der Firma, wie sie im Handelsregister eingetragen ist (XY GmbH)
- Rechtsform
- Angabe des Sitzes der Firma, wie er sich aus dem Handelsregister ergibt (Sitz: Musterstraße 7, 12345 Beispielshausen)
- Registergericht und Handelsregisternummer (Registergericht: Beispielshausen HRB 9871)
- Alle Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen (Geschäftsführer: Max Mustermann, Marta Musterfrau)
- Soweit ein Aufsichtsrat besteht, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vor- und Nachname. (Vorsitzender des Aufsichtsrates: Bob Beispiel)
- Soweit Angaben gemacht werden, ist das Stammkapital anzugeben, bzw. alle geleisteten Einlagen [Angabe nicht zwingend erforderlich]
Wenn es sich z. B. bei dem Unternehmen um eine AG & Co. KG handelt, müssen sämtliche Pflichtangaben für den Komplementär, die AG, als auch für die KG gemacht werden. Für die Komplementär AG sind zusätzlich alle auch für die AG vorgeschriebenen Zusatzangaben zu machen. Dies sind alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist und auch Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden zu nennen ist.
Verweise nicht möglich
Nach herrschender Auffassung ist es jedoch nicht ausreichend, auf die Pflichtangaben auf der Webseite zu verweisen, ebenso wenig wie der Email eine elektronische Visitenkarte anzuhängen. Diese Ansicht überzeugt auch, da Emails heute immer mehr die Standardkommunikation in der Geschäftswelt darstellen. Daher müssen Emails auch genau dieselben Anforderungen erfüllen, die für den „normalen“ Geschäftsbrief gelten. Verlinkungen zum Internet sind flüchtig, eine Webseite könnte z. B. zwischenzeitlich offline sein. Ein möglicher Anspruchsinhaber wäre dann eventuell von der Geltendmachung seiner Ansprüche ausgeschlossen, jedoch zumindest eingeschränkt.
Zwangsgeld
Da es sich hierbei um Ordnungsvorschriften handelt, müssen die Registergerichte bei Verstößen sogar Zwangsgeldverfahren einleiten und haben keinen Ermessensspielraum.
Gestalten Sie Ihre Geschäftskorrespondenz daher rechtskonform, gehen Sie kein Risiko ein und lassen Sie sich im Zweifelsfall von Experten beraten, da ansonsten Abmahnungen drohen.
Claudia Martini (WAGNER Rechts
