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Personalakten offenlegen?

Einsicht in die Personalakte

Arbeitnehmer können jederzeit von ihrem Arbeitgeber Einsichtnahme in ihre Personalakte verlangen, jedoch nicht unter Hinzuziehung eines Rechtsanwalts.

In der Personalakte werden in der Regel die für das Arbeitsverhältnis wichtigen Angaben zur Person des Arbeitnehmers zusammengefasst. Ein Arbeitnehmer hat dabei jederzeit das Recht, die über ihn geführten Personalakten einzusehen. Er kann auf Wunsch und ohne weitere Begründung auch ein Mitglied des Betriebsrates bei der Einsichtnahme hinzuziehen. Ein Anspruch auf die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts besteht jedoch nicht, entschied nun das Bundesarbeitsgericht.

Kopien dürfen angefertigt werden

Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern während der Arbeitszeit die Einsichtnahme in die eigene Personalakte gewähren. Für diesen Abschnitt der Arbeitszeit darf dem Arbeitnehmer aber nicht das Gehalt gekürzt werden. Ein Arbeitnehmer braucht keinen bestimmten Grund, um die Einsichtnahme zu verlangen. Zudem darf er Notizen und Kopien auf eigene Kosten anfertigen. Ein Anspruch auf die Überlassung der Personalakte besteht jedoch nicht.

Bei der Einsichtnahme in die Personalakte dürfen keine Personen anwesend sein, die den Arbeitnehmer überwachen. Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers besteht nicht nur während der Dauer des Arbeitsverhältnisses, sondern auch darüber hinaus.

Rechtlicher Beistand

Arbeitnehmer fordern teilweise die Hinzuziehung ihres Rechtsanwaltes bei der Einsichtnahme in ihre Personalakte. Darauf haben sie jedoch nach einer aktuellen Entscheidung keinen Anspruch. Ein Anspruch ergibt sich weder aus der Rücksichtnahmepflicht des Arbeitgebers noch aus dem Grundrecht der institutionellen Selbstbestimmung. Zumindest nicht, wenn dem Arbeitnehmer das Anfertigen von Kopien der in der Personalakte befindlichen Schriftstücke nicht verweigert wurde. Ein Arbeitnehmer hat durch die eigenen Kopien ausreichend Gelegenheit, den Inhalt der Personalakte mit seinem Rechtsanwalt zu besprechen.

Bevollmächtigung Dritter

Grundsätzlich ist der Anspruch auf Einsicht in die Personalakte ein persönlicher Anspruch, der also nur durch den Arbeitnehmer selbst geltend gemacht werden kann. Ein Arbeitnehmer kann die Einsicht jedoch einem Bevollmächtigten übertragen. Dies kann zum Beispiel bei langer Erkrankung des Arbeitnehmers oder bei einem längeren Auslandsaufenthalt erforderlich sein. Dann kann der Arbeitnehmer einen Dritten zur Einsicht in seine Personalakte bevollmächtigen.

Einheitliche Regelungen

Bei größeren Betrieben empfiehlt es sich, die Modalitäten für die Einsichtnahme in die Personalakte einheitlich zu regeln. In Betrieben mit Betriebsrat kann dies durch eine Betriebsvereinbarung geregelt werden. Da nicht alle oben beschriebenen Regelungen auch gesetzlich eindeutig verankert sind, zum Beispiel das Anfertigen von Notizen, sollten diese Details einheitlich geregelt werden.

(Rechtsanwältin Janine Fazelly)


 

 

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